CC de Saint Meen-Montauban (35) : une gouvernance revue pour impliquer l’ensemble des élus dans la vie communautaire

Un pacte de gouvernance intercommunale mis en place en 2021

Pacte de gouvernance : késako ?

Possibilité ouverte par la loi Engagement et proximité du 27 décembre 2019, le pacte de gouvernance intercommunale est l’occasion de construire collectivement les modalités de gouvernance qui viendront servir le projet de territoire, par des valeurs partagées, par des modalités de travail et de décision et avec chacune des communes membres.
Le débat sur l’intérêt de se doter d’un pacte s’impose :

• à chaque renouvellement municipal,
• lors d’une fusion ou scission.

Le cas échéant, il doit être adopté dans le délai de 9 mois suivant le renouvellement municipal, dans lequel est inclus le délai de consultation des communes. Toute modification du contenu du pacte de gouvernance est soumise à la même procédure.

Le travail de la CC de Saint Meen Montauban pour un engagement réciproque entre la CC et ses communes

Le pacte de gouvernance de la CC est un document qui formalise les valeurs partagées par les élus, et la vision du territoire qu’ils promeuvent. La relation entre la CC et les communes en est l’un des points saillants, avec plusieurs objectifs : assurer l’attractivité du territoire, assurer une adéquation offre de services/attentes des habitants et acteurs locaux, assurer la cohérence des politiques publiques, des aménagements, éviter les doublons, ou au contraire les pertes d’informations, être efficaces, éviter les situations de blocage et in fine faciliter l’exercice des mandats des élus locaux.

Au travers de son pacte, la CC a pris des engagements  pour impliquer les élus communautaires et municipaux, dans la vie communautaire : composition des commissions, communication et diffusion des informations, notamment. Les communes aussi s’engagent à s’impliquer dans la vie communautaire et à diffuser les informations de la vie de la CC dans leurs conseils municipaux.

Un début de mandat malgré tout difficile

Les élus sont unanimes, le début de mandat a été difficile avec la crise du Covid, les réunions masquées qu n’ont pas favorisé l’appropriation du projet, des compétences et des outils communautaires par les élus du territoire. Dans ce contacte, il est d’autant plus difficile de s’investir dans quelque chose que l’on connait mal et dont on mesure mal le périmètre.

Un accompagnement extérieur pour repenser le fonctionnement de la CC

Partant de ce constat, la CC a souhaité organiser un temps d’échange avec l’ensemble des élus commmunautaires, pour identifier les problèmes de fonctionnement interne, et des pistes d’amélioration associées. Dans cet objectif, elle a fait appel à l’ARIC, association bretonne de formation des collectivités, pour animer ces temps d’échanges.

Notre objectif était de recueillir la vision des élus, nouveaux et plus anciens, pour pouvoir construire nos réunions et temps d’échanges un peu différemment

Karine Passilly, Vice-présidente  déléguée aux Ressources humaines et à la formation

L’accompagnement, porté par Solène Boulenguer, formatrice à l’ARIC, s’est traduit par l’organisation de 2 séminaires, qui se sont tenus les vendredi après-midi, créneau identifié collectivement comme étant le plus à même de faciliter la participation des élus actifs professionnellement.

Un comité de pilotage de la démarche a été mis en place, qui réunissait la Vice-présidente au RH, le Président, le DGS et les formateurs de l’ARIC. Les formateurs ont posé la question suivante à chaque membrte du COPIL : à la fin, vous serez contents si quoi ?, afin de recueillir leurs attentes et définir des objectifs partagés. Ils ont également défini un cadre rassurant pour le comité de pilotage avec des outils et modes d’interventions variés.

1er séminaire : réaliser un diagnostic flash à mi-mandat

Le premier séminaire s’est déroulé en dehors de la communauté de communes, dans un lieu moins institutionnel pour que les participants se sentent à l’aise ; « il s’agissait de créer un cadre moins formel que celui de la salle du conseil communautaire« , précise Karine Passilly. L’échange a porté sur la perception du début de mandat communautaire ; ce qui fonctionne bien ou moins bien, est à améliorer… au travers d’ateliers post-it en sous groupes.

Ce travail a mis en exergue :

• sans surprise, un nombre de réunions trop important,
• le fait que le conseil communautaire était une chambre délibérative et non un espace d’échanges,
• des réunions trop longues du conseil communautaire,
• un fort absentéisme lors des conseils communautaires,
• des animations de commissions portées par des agents avec parfois des approches trop techniques ; souhait que le Président de commission soit plus partie prenante de sa commission et en assure l’animation.
• un déficit d’information dans les communes, des projets de la CC

2eme séminaire : identifier des actions pour faciliter la coopération entre élus communautaires et communaux

Suite à ces constats, le comité de pilotage a décidé d’organiser un 2ème séminaire, qui s’est déroulé dans une commune du territoire, avec un travail en sous-groupes sur les grandes thématiques identifiées pour envisager des actions.

Les élus ont partagé une volonté forte d’avoir des échanges pendant les conseils communautaires, via des temps dédiés sur des enjeux très stratégiques, qui nous attendent dans les mois et années à venir, et donc de repenser le fonctionnement de notre conseil communautaire.

Karine Passilly, Vice-présidente  déléguée aux Ressources humaines et à la formation

Ce travail a permis de mettre en place une nouvelle feuille de route pour la gouvernance de la CC, qui a été proposée au Bureau pour être priorisée et votée, avant de faire le retour de ces séminaires auprès du conseil communautaire :

1/ Des conseils communautaires allégés pour faire place au débat et favoriser la participation d’un maximum d’élus

Identification des décisions délégables au président ou au Bureau, et des décisions importantes qui doivent rester à l’échelon du conseil communautaire : avec un allègement du conseil communautaire dans la mesure du cadre légal.

2/ Des conseils communautaires informels pour débattre sur des thématiques stratégiques

Entre deux conseils commmunautaires, des réunions sur des thématiques à enjeux ont été organisées.

Trois soirées ont ainsi été organisées en interne sur le sujet du ZAN, dans un lieu communautaire et en sous-groupes. Trois Vice-présidentes se sont portées volontaires pour animer ces groupes, pour recueillir la vision de chacun sur le ZAN, et d’ouvrir des perspectives sur demain, sa mise en oeuvre sur notre territoire, ce que l’on souhaite, avec des restitutions. « Ces réunions duraient 2h, et on a été très attentifs à ce que cette durée soit respectée, pour garder la dynamique et éviter l’essouflement » témoigne l’élue avant d’ajouter : « A l’issue de la 3ème réunion, nous avons trouvé un consensus global pour écrire une charte, une feuille de route sur la construction du projet de territoire en lien avec le ZAN. »

3/ Mandats dans les syndicats : expliquer pour favoriser l’enagement

Les élus ont souhaité mieux définir les compétences dans les différents syndicats, afin de mieux préparer les élus à ces engagements divers dès la fin du mandat précédent et en tout début du mandat à venir, avec un temps d’explication des missions et du rôle des conseillers communautaires dans les syndicats, pour que l’information circule bien dans la CC.

4/ Animation des commissions : les élus aux manettes

Le diagnostic a mis en exergue la forte technicité des réunions de commissions, qui rend leur contenu difficilement appropriable par les élus qui en sont membres. Il a donc été décidé de confier au Président de chaque commission son animation. Comme le précise Solène Boulenguer,  « pour notre accompagnement, nous avons fait appel à des techniques d’animation simples et variées afin que les élus puissent s’en saisir, se les approprier et animer eux mêmes leurs réunions ».

5/ Un outil d’aide à la décision pour intégrer le projet de territoire dans chaque démarche de projet

Les membres du Bureau communautaire se sont réunis en atelier pour élaborer un outil d’aide à la décision pour intégrer le projet de territoire dans son ensemble quand ils réfléchissent à un projet. Ils se sont pour cela appuyés sur un projet fictif  : installation d’un grand parc d’attraction sur le territoire, passée au crible de leur feuille de route.

Bilan : l’intérêt d’un accompagnement extérieur

L’intervention des formateurs de l’ARIC, en tant que personnes extérieures à la collectivité, a permis « d’aborder des sujets parfois sources de crispation entre les communes et l’intercommunalité, sans la charge émotionnelle des acteurs locaux, pour dédramatiser les enjeux et créer un espace de confiance » témoigne Solène Boulenguer. Ce tiers de confiance permet d’aborder des sujets parfois un peu tabous, pour faire avancer l’ensemble des élus de la CC. « Cela permet aussi de laisser émerger les enjeux collectifs dans une dynamique d’expression libre« , ajoute Karine Passilly, Vice-présidente.

Cela a permis de libérer la parole de façon collective ; je vois une vraie évolution dans la participation des élus aux commissions et réunions du conseil communautaire, et une meilleure adhésion des élus aux projets communautaires. Les élus ont perçu que nous les écoutions et que nous avions ouvert de nombreuses pistes pour améliorer notre fonctionnement, même s’il y a toujours des marges de progrès !

Quel impact pour les communes ?

Les conseillers communautaires ont été responsabilisés pour faire ‘redescendre’ l’information de façon générale, au-delà de leur propre commission, au sein de leur commune. Les commissions communautaires sont également ouvertes à des personnes qui n’ont pas de mandat de conseillers communautaires.

Visionner le témoignage croisé de Karine Passilly et Solène Boulenguer, lors de l’AG 2023 de l’ARIC

Découvrir le pacte de gouvernance de 2021 de la CC de Saint-Méen Montauban 

Cette expérience a été capitalisée suite au témoignage de Karine Passilly et Solène Boulenguer, lors de l’Assemblée Générale de l’ARIC qui s’est tenue le 14 octobre 2023 à Plaintel (22).